Auditoria em Condomínios

Por Roberto Gomes.

Auditoria sempre foi um tema que me despertou muito interesse, desde os tempos da faculdade. Foi na auditoria que iniciei a minha carreira profissional.

Me lembro, dos meus tempos de “pica pau”, apelido dado aos auditores quando estão iniciando suas carreiras, que a cada trabalho a busca para encontrar irregularidades era frenética, o desapontamento era enorme quando não se encontrava nada, era quase inadmissível constatar que num determinado processo analisado não fosse identificada nenhuma irregularidade.

Com o tempo, a experiência aumenta e se percebe exatamente o contrário, bons são aqueles resultados que apresentam fatos positivos, que evidenciam a existência de um bom controle interno, com procedimentos de segregação de funções claramente definidos; procedimentos com início, meio e fim claramente desenhados; procedimentos sendo executados em conformidade com o regimento interno e legislação pertinente, ou seja quando você identifica a existência da adoção de Governança e Compliance (veja nosso artigo sobre esse tema).

Mais ainda hoje, passados mais de 35 anos que iniciei minhas atividades como auditor, o conceito que a grande maioria das pessoas têm é de que uma auditoria só é necessária quando da desconfiança da existência da prática de uma possível irregularidade.

Muito comum em condomínios quando da troca de gestão de síndicos haver a suspeição da prática de irregularidades da gestão anterior e nesse momento surge a necessidade da contratação de uma auditora para validar o que foi feito. Agora, em momento algum se pensou na necessidade de se ter uma auditoria preventiva permitindo que aquele processo de troca de gestão transcorresse da forma mais natural e transparente possível.

Vale destacar que a gestão sob suspeita atuou a frente do Condomínio por um período de 02 anos; que teve seus processos registrados mensalmente por uma Administradora de Condomínio, em princípio independente do Síndico e mais que isso, tinha um Conselho Fiscal, legitimamente eleito em Assembleia, cuja atribuição principal era fiscalizar as prestações de contas mensais do Síndico e da Administradora.

Então vem as questões: se tínhamos um Síndico fazendo a gestão; tínhamos uma Administradora registrando todos os processos e um Conselho que fiscalizava tudo mensalmente | porque da desconfiança; porque da necessidade de se contratar uma auditoria só no momento da troca; porque não se  levantou suspeitas durante a gestão e só na sua troca.

A resposta é simples, o despreparo do Síndico em fazer com que seus atos fossem transparentes com processos claramente definidos e comunicados ao Condomínio; o despreparo do Conselho que na sua grande maioria se limita a fiscalizar se para cada despesa existe o respectivo comprovante – cara crachá – o desinteresse dos Condôminos em querer saber como andam as prestações de contas exigindo receber mensalmente, formalmente, os pareceres do Conselho Fiscal recomendando ou não a aprovação das contas analisadas e por fim a qualidade do trabalho da Administradora ao apresentar os registros do que foi feito sem, no entanto, incluir algumas ferramentas de analise evolutiva das principais contas.

Por outro lado, o que é mais comum, é a aprovação das contas anuais a base da “baciada”, o Síndico numa Assembleia com apenas um gráfico mostrando a variação das contas tem toda a prestação de contas, de 12 meses, aprovadas em questão de minutos.

É diante desses cenários que o papel da auditoria, quando bem contratado, é de suma importância.

Primeiro precisamos entender o que de fato é uma auditoria e suas variedades.

O que é Auditoria:

É uma análise criteriosa e detalhada das diversas atividades desenvolvidas e registradas de uma empresa e seus diversos departamentos. Seu objetivo e certificar-se de que aquelas atividades e registros estejam devidamente documentados e que estejam em conformidade com as diretrizes da empresa, bem como, apresentar parecer ao corpo diretivo e acionistas do resultado alcançado com suas respectivas recomendações.

Tipos de Auditoria | Interna e Externa:

Externa é aquela auditoria focada nas Demonstrações Financeiras de uma determinada Organização e, naturalmente, implicando na análise de tudo que as rodeia, como os princípios contábeis, os de controle interno; aderências as normas e procedimentos; aderência as legislações e etc. É obrigatória para todas as empresas de capital aberto e tem que ser realizada por profissionais com formação em Contabilidade.

Interna é aquela focada na avaliação dos procedimentos internos utilizados por uma Organização, na qualidade e aderência dos sistemas de controle interno (Governança e Compliance), com o objetivo de identificar eventuais desvios e fraquezas nas atividades desenvolvidas. Não é obrigatória, poder ser utilizada por qualquer organização e pode ser realizada por qualquer profissional da organização que detenha conhecimentos para tanto e de preferência com formação acadêmica em uma dessas cadeiras: Contabilidade; Administração; Economia; Direito ou Engenharia.

No caso dos Condomínios vamos nos deparar com um fato misto, ou seja, a Auditoria a ser realizada está mais para o conceito da Auditoria Interna do que da Externa, mas que será na sua maioria das vezes realizada por profissionais externos à organização, sejam independentes ou empresas especializadas.

Vale ressaltar, que não há necessidade da contratação de empresas de Auditoria Externa uma vez que não temos no condomínio a figura de balanços contábeis, obrigados a seguir os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos nem tampouco ter seus demonstrativos assinados por um contador.

Num Condomínio o que temos são relatórios gerenciais que registram as atividades que foram realizadas sem, no entanto, ter as características e regras legais de um Balanço Contábil, e que podem ser elaborados de diversas formas diferentes. Naturalmente, sempre seguindo determinados procedimentos legais, principalmente aqueles voltados aos aspectos tributários e de Recursos Humanos (Folha de pagamento).

Nesse tipo de relatórios o que se avalia são as aderências as legalidades dos fatos. Se aquela despesa realizada está devidamente formalizada, se o seu fato gerador realmente existiu (uma compra ou uma contratação) e se, quando pertinente, seus respectivos impostos foram recolhidos. No caso das receitas, se os rateios foram adequadamente aplicados, os depósitos efetivados e as cobranças realizadas. Ou seja, estamos falando de um trabalho típico de Auditoria Interna (ver definição acima).

Agora que já conhecemos os conceitos e tipos de auditoria e qual seria a mais adequada para atuar num Condomínio vamos tratar a questão da sua contratação | quem pode contratar um serviço de auditoria?

Dentro da organização Condomínio qualquer um de seus integrantes pode contratar um serviço de auditoria, naturalmente que respeitando aquelas questões básicas e regimentais.

A questão básica não é exatamente quem pode contratar, mas sim o motivo de estar sendo contratado aquele serviço de auditoria, sendo assim podemos exemplificar algumas situações:

  • Quando contratada pelo Síndico: aqui caberia a necessidade de uma avaliação do trabalho que vem sendo executado pela Administradora voltado, por exemplo, para aquelas questões mais técnicas como: recolhimento de impostos; taxas e encargos;
  • Quando contratada pelo Conselho Fiscal: aqui caberia a necessidade de uma avaliação do trabalho que vem sendo realizado tanto pelo Síndico quanto pela Administradora, principalmente se o Conselho estiver formado por condôminos com pouca ou sem nenhuma experiência em administração, o que é muito comum;
  • Quando contratado por decisão de uma Assembleia: aqui temos basicamente duas situações. A primeira para que seja feita uma avaliação nos sistemas de gestão do Condomínio como um todo direcionada para as questões de controle interno e aderência regimental. A segunda para que seja feita uma auditoria numa determinada gestão e aqui envolvendo todo o grupo que participa do processo de gestão | Síndico – Conselho – Administradora | e eventualmente até escritórios de cobrança.

De qualquer forma, e seja pelo motivo que for recomendo que sempre o assunto da contratação de uma auditoria seja levado para a aprovação assemblear.

Numa avaliação de riscos a ser considerada para a contratação dos serviços de uma auditora destacamos a seguir as principais irregularidades possíveis de serem praticadas num Condomínio:

  1. Apropriação indébita feita através de pagamento de despesas “frias” que de fato não foram realizadas e que estão formalizadas com documentos falsos;
  2. Lapping – encobrimento de falta de caixa por meio de atrasos seriados de lançamentos de recebimentos, comum quando da existência de contas pool;
  • Superfaturamento, compras e ou contratações realizadas por um valor bem superior ao real, formalizadas com documentos frios, recibos na maioria das vezes;
  1. Gastos não aprovados ou bem acima do que foi aprovado na previsão orçamentária;
  2. Apropriação indébita de pagamento de cotas em atraso, que não são devidamente registradas e acompanhadas mês a mês;
  3. Apropriação indébita da sobra de arrecadação feita para pagamento de conta de água, quando a medição é individualizada;

Além, é claro, daquelas irregularidades voltadas para a operação do dia a dia do Condomínio, tais como: falta de manutenção de itens críticos (elevadores; gerador; etc.); falta/falha no sistema de segurança; desídia na gestão de pessoal e etc.

Uma vez identificadas irregularidades o que fazer, considerando que o resultado do trabalho da auditoria só recomenda e para por aí.

Na minha opinião, seja da responsabilidade de quem quer que seja, a prática das irregularidades apontadas por uma auditoria, a melhor decisão a ser tomada, e pela Assembleia, é a contratação de um bom advogado que via de regra irá conduzir o assunto através da formalização de um bom acordo ou dependendo da gravidade junto as autoridades competentes. Em momento algum nem o corpo diretivo nem a Assembleia deverão tomar qualquer decisão junto aos possíveis responsáveis, evitando assim questões de ação contrária de calúnia, difamação e injúria além de danos morais e etc.

Concluindo sobre o tema Auditoria em Condomínio finalizo dizendo que podemos e ou devemos contratar uma auditoria para agir preventivamente, neste caso com a realização de trabalhos continuados que poderão ser mensais, trimestrais e etc., ou agir de forma investigativa, pontual para a apuração da pratica de eventuais irregularidades e sempre com a aprovação assemblear.

Cabe destacar, também, que é importante entender qual de fato é a necessidade do Condomínio, porque em muitas das vezes o que é necessário é a contratação de uma Consultoria Especializada para auxiliar no estabelecimento de boas práticas administrativas envolvendo a criação de processos formalizados e treinamentos que podem abranger não só os colaboradores do Condomínio mas também o Síndico e Conselheiros.

 


Roberto Gomes é contador com pós-graduação em administração financeira, especialização em Auditoria Interna e MBA em administração e marketing BRA/USA.